vrijdag, 21 september 2018

Privacy

De Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) De AVG is sinds 28 mei 2018 van kracht en gaat over de bescherming van de privacy onder meer over de opslag en verwerking van persoonsgegevens. De AVG geldt voor alle organisaties die zulke gegevens opslaan en verwerken. Natuurwerkgroep EnHOe moet zich daarom ook aan de AVG houden. EnHOe heeft hiervoor een stuk opgesteld met de titel “EnHOe en de AVG”.

Het volledige document (pdf) is hier te lezen.

Hieronder wordt een samenvatting van hoe EnHOe met privacy gevoelige informatie om gaat.

1. Opslag en gebruik van persoonsgegevens

EnHOe bewaart en verwerkt de persoonsgegevens van leden van EnHOe. Wie lid van EnHOe wil worden moet hiervoor uitdrukkelijk toestemming geven. Het bewaren en verwerken van gegevens is een taak van de administratie van EnHOe. Onze administratie houdt ook bij wie toestemming hiervoor heeft verleend.

2. Welke persoonsgegevens houdt de administratie bij?

Naam, adres, woonplaats, geboortedatum, telefoonnummer(s) en e-mailadres(sen). Dit geldt voor leden van EnHOe. Leden van EnHOe zijn eveneens abonnee van de EnHOe Nieuwsbrief. Van abonnees zonder lidmaatschap worden in principe alleen de naam en e-mailadres(sen) bijgehouden.
Daarnaast sturen coördinatoren van elke werkdag informatie naar de administratie. Hierin worden de werklocatie, de werkzamheden, aantal uren dat er is gewerkt en de deelnemende leden met naam vermeld. De administratie verwerkt deze informatie.
Van leden van EnHOe wordt bijgehouden hoe vaak ze in een werkseizoen hebben meegedaan aan de werkdagen van de verschillende groepen. Ook wordt het totaal aantal keren bijgehouden dat men heeft meegedaan. Verder wordt bijgehouden wie EHBO kan verlenen of bedrijfshulpverlener is (BHV).

3. Wat wordt met de gegevens gedaan?

  1. Verzending Nieuwsbrief Met behulp van een verzendlijst met e-mailadressen worden EnHOe Nieuwsbrieven verstuurd aan alle abonnees (leden en niet-leden).
    Het “Samen Reizen” organiseren Dit is ons systeem van carpooling voor deelnemers die gezamenlijk per auto naar de werkdagen willen rijden. Met toestemming van aanbieders en vragers kan de administratie hen met elkaar in contact brengen.
  2. Seizoensverslag maken Aan de hand van de bijgehouden gegevens maakt EnHOe elk jaar (meestal in augustus) een seizoensverslag. Hierin komen de werkdagen, werklocaties en aard van de werkzaamheden aan de orde. Ook worden de hoeveelheden werkuren vermeld. Persoonsgegevens worden niet in het verslag gezet behalve de namen van leden van het organisatieteam. Het seizoensverslag is beschikbaar voor alle leden van EnHOe en wordt verstuurd aan onze relaties zoals de terreineigenaren en beheerders waarmee is samengewerkt.
  3. Enquete invullen Landschap Overijssel faciliteert en ondersteunt het natuurvrijwilligerswerk in onze provincie. De overheid subsidieert dit op basis van het aantal vrijwilligers en de hoeveelheid werk die wordt verricht. Elk jaar (in januari) vraagt Landschap Overijssel daarom aan de aangesloten organisaties, waaronder EnHOe, om gegevens aan te leveren via een enquete. In die enquete wordt gevraagd naar de aard en omvang van de werkzaamheden, werkdagen en deelnemers, leeftijdsopbouw van de groepen, enzovoort. Hierin worden geen individuele persoonsgegevens gevraagd en ook niet door ons verstrekt.


4. Wat zijn de verplichtingen voor EnHOe?

  1. Voor het opslaan en verwerken van gegevens moet van de betrokken persoon uitdrukkelijk toestemming verkregen zijn
  2. Zonder aanvullende toestemming van de betrokkene mag met de gegevens niets anders worden gedaan dan hierboven beschreven onder punt 3.
  3. De gegevens moeten steeds veilig opgeborgen worden.
  4. Betrokkenen krijgen op verzoek inzage in hun opgeslagen gegevens.
  5. Betrokkenen kunnen hun opgeslagen persoonsgegevens laten wijzigen, aanvullen of schrappen.
  6. Bij opzeggen van het lidmaatschap moeten persoonsgegevens verwijderd worden uit de administratie.
  7. Bij wijzigingen van het AVG-beleid moet EnHOe alle betrokkenen hiervan op de hoogte stellen en eventueel opnieuw om toestemmingen vragen.

5. Beeld en geluid

Tijdens de werkdagen en andere bijeenkomsten van EnHOe kunnen er foto- , video- of audio-opnamen van de aanwezige personen worden gemaakt. Degene die deze opnamen maakt kan deze vervolgens ter beschikking stellen aan EnHOe. De opnamen kunnen dan onder meer worden gebruikt ter illustratie van onze Nieuwsbrieven. Verder kunnen opnamen worden gebruikt op onze website of sociale media. Daar kunnen ze dan in principe bekeken en beluisterd worden door iedere belangstellende.

Deelnemers aan een werkdag van EnHOe gaan er mee akkoord dat: - opnames kunnen worden gemaakt - deze opnamens worden gebruikt voor EnHOe media - deze opnames op onze website of sociale media worden gebruikt

Wat betreft de vertoning van opnamen op onze website kan de verkregen toestemming door de betrokkene later altijd herroepen worden en EnHOe moet de opnamen van de betrokkene dan verwijderen of onherkenbaar maken.

6. Cookies en gebruikersstatistieken op de website

Bij het bezoeken van de website https://www.enhoe.nl worden alleen sessie-cookies geplaatst. Er worden geen cookies van derden geplaatst en ook geen cookies om bezoekers te traceren op andere websites.

In de gebruikersstatistieken worden de volgende gegevens bijgehouden:

  • IP Adres
  • Operating systeem
  • Apparaat
  • Browser
  • Pagina's die bezocht worden en hoe lang deze bekeken worden

Deze statistieken worden bijgehouden in een eigen statistiek-programma op de server zelf. Uitdrukkelijk niet met Google Analytics. De statistieken zijn alleen voor intern gebruik en worden niet met externe partijen gedeeld.